9 errores que puede evitar.

El hecho de delegar le ayuda a trabajar de una manera más eficaz y efectiva. No solo le ahorra tiempo, sino que además le permite garantizar la máxima calidad en el trabajo. No obstante, a la hora de delegar hay algunas deficiencias que debe evitar, especialmente si tiene responsabilidades management. De lo contrario, es posible que acabe teniendo un equipo desmotivado y malos resultados: justo lo contrario de lo que puede lograr con una buena estrategia de delegación. Por eso debe ser consciente de estos 9 errores frecuentes a la hora de delegar:

1. “Este es mi bebé” – Ser demasiado posesivo

“Soy la persona más cualificada para esta tarea.” “Esta persona no se lo toma con la misma seriedad que yo.” Estos son solo dos de los innumerables argumentos esgrimidos para evitar la delegación. Para los managers, esta actitud es especialmente perjudicial, ya que les atrapa en sus actividades diarias y les impide invertir tiempo en planteamientos estratégicos o en otras cuestiones importantes. Sin embargo, el hecho de transferir tareas relevantes le permitirá ahorrar tiempo y motivar a los miembros de su equipo para que den el máximo rendimiento y puedan desarrollar sus competencias.»

Harm Verheijen, Training Consultant:
«En ocasiones, delegar significa abandonar la idea de la perfección. El pensamiento de que, cuando lo hace uno mismo, será de mejor calidad y se entregará más rápido. ¿Cómo puede contribuir al CRECIMIENTO de su equipo si no delega y la única persona ‘perfecta’ en él es usted?»

2. Agobiar a las personas

Procure no delegar aquellas tareas para las que las personas estén sobre cualificadas o infra cualificadas. Plantear retos a los colaboradores es un elemento motivador, pero encargarles proyectos que les resulten agobiantes no tiene mucho sentido. Por otro lado, de vez en cuando está bien asignar una tarea a alguien sobre cualificado. Sin embargo, si eso ocurre con demasiada frecuencia, se convertirá en algo desmotivador. Trate, por tanto, de delegar la tarea a la persona que ofrezca el mejor resultado o a la persona que desee desarrollar o que debería desarrollar esa habilidad en el futuro. Si no sabe con certeza quién es la persona más adecuada o si desea fomentar el aprendizaje de nuevas habilidades profesionales dentro del equipo, pregúnteles abiertamente: «¿Quién tiene las competencias requeridas o desea aprenderlas para este trabajo?»

Harm Verheijen, Training Consultant:
“Atrévase a delegar las tareas que sean del agrado de un colaborador y que usted, como manager, cree que dicho colaborador puede desempeñar con solvencia. La rentabilidad del aprendizaje es mucho mayor cuando los colaboradores descubren por sí mismos cuáles son sus virtudes, y no tanto cuando es usted quien se las comenta… Le sorprenderá descubrir algunos de los talentos ocultos de su equipo.“

3. Oficialmente no responsable

Una vez le ha otorgado a alguien la responsabilidad o la autoridad para un nuevo proyecto, el resto del equipo debería saberlo. Solo entonces podrá el colaborador actuar con determinación. Transmita confianza a esa persona y dígale que siempre puede ponerse en contacto con usted si tiene cualquier duda.

4. Definición poco clara de un proyecto

Si los compañeros de trabajo desconocen el objetivo o el contexto de la tarea asignada, es poco probable que sean eficientes. Póngase primero en contacto con el colaborador o con el equipo y examine lo que hay que hacer y las expectativas en cuanto a resultado final. Facilite toda la información que sea posible y pacte un calendario.
Asegúrese, además, de que el colaborador haya entendido realmente cuál es la tarea que hay que llevar a cabo: no todos los colaboradores le dirán si falta claridad en las instrucciones. También puede resultar de utilidad preguntar al colaborador cuáles serán sus próximos pasos.
No envíe nunca una tarea por correo electrónico ni cuelgue un post-it en el escritorio de un compañero.

Motoaki Goto, Training Consultant:
“Delegar implica establecer objetivos claros y diseñar una ruta flexible para conseguirlos. Si delega bien, estará dando autonomía y ejerciendo un control positivo.“

5. Injerencias constantes

Abandonar el control de una tarea puede ser difícil, especialmente cuando esta es importante. Sin embargo, debe abstenerse de controlar constantemente el curso de dicha tarea. Tampoco espere que su colaborador lleve a cabo la tarea como lo haría usted. Al contrario: confíe en sus habilidades y dele la libertad que necesita. Si usted se involucra constantemente, su colaborador pensará que no confía en él para obtener buenos resultados.

6. Falta de control positivo

La otra cara de la moneda: aunque el colaborador debe trabajar de manera autónoma, usted debe asumir la responsabilidad final. Por tanto, verifique los progresos de su colaborador con la tarea asignada y ofrézcale su ayuda para superar los obstáculos que surjan.

Motoaki Goto, Training Consultant: “El control positivo solo es posible con una exposición clara, con expectativas concretas y con objetivos INTELIGENTES”.

7. Delegar actividades desagradables

No caiga en la trampa de trasladar únicamente tareas desagradables o aburridas. Eso da la impresión de que desea evitar determinadas tareas. La consecuencia de ello es que sus colaboradores se sentirán infrautilizados, ya que con la transferencia de pequeñas tareas les está diciendo: “Tu tiempo de trabajo tiene menos valor que el mío”.

8. Esperar hasta las doce menos cinco

“Puedo hacerlo yo.” Esto es lo que usted piensa hasta que son las doce menos cinco. Entonces se da cuenta de que necesita ayuda y envía rápidamente los archivos a su colaborador. Ahora, tanto usted como su colaborador van apurados de tiempo.

Delegar las cosas en el último momento solo genera frustración. La desmotivación hará mella en su colaborador, y es posible que el resultado de este trabajo rápido no sea el mejor. Recuerde que se necesita algo de tiempo para realizar un trabajo de buena calidad. Por eso es mejor delegar con antelación, ya que de este modo sus colaboradores tendrán el tiempo suficiente para reorganizar sus tareas. Obviamente, hay días en que se producen excepciones, pero deben quedarse así: en excepciones.

9. No ofrecer valoraciones

Una vez completada la tarea, no olvide ofrecer una valoración sincera. Esto será beneficioso para su colaborador, ya que le permitirá desarrollar sus habilidades en el futuro. Además, expresando su agradecimiento le demostrará que valora su compromiso y su trabajo. Gestos como estos harán también que sus colaboradores deseen trabajar con usted en futuras ocasiones.

En los entornos laborales de hoy día, siempre hay un montón de cosas que hacer. Como profesionales o como managers, ya no disponemos de todo el tiempo que necesitamos para llevarlas a cabo solos. Si aprende a delegar bien, su rendimiento será mejor. Además, estará empleando el potencial de sus colaborador y contribuyendo a generar conocimientos especializados y a desarrollar relaciones más estrechas.